Kirchliche Entgeltordnung

Abschnitt 19
Sekretärinnen und Sekretäre allgemein

Entgeltgruppe 4

Entgeltgruppe 6

Entgeltgruppe 8

Entgeltgruppe 9a

Protokollerklärungen:

Nr. 1
Zu den Aufgaben einer Sekretärin bzw. eines Sekretärs gehören neben den anfallenden Schreibarbeiten insbesondere:

a) Einfache Postbearbeitung (Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung);
b) Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen und Informationen;
c) Vorbereitung von Dienstreisen;
d) Besucher empfangen, anmelden und weiterleiten;
e) Termine vereinbaren, überwachen, anmahnen;
f) Aktenablage;
g) Karteiarbeiten;
h) Überwachung und Aktualisierung von Loseblattwerken etc;
i) Bestellung und Anschaffung von Büromaterialien etc. nach Vorgabe;
j) Überwachung von Wiedervorlagen und Rücksprachen.

Nr. 2
Zu den schwierigen Sekretariatsaufgaben gehören insbesondere:

a) Organisatorische Vorbereitung von Dienstbesprechungen und anderen Sitzungen (mit Ausnahme: von Sitzungen von Leitungsorganen) einschließlich der Zusammenstellung von Unterlagen;
b) Führen von Protokollen nach Vorgabe;
c) Erweiterte Postbearbeitung: Termine abstimmen, Unterlagen hinzufügen, notwendige organisato-rische Information einholen;
d) Sicherstellung des Informationsflusses;
e) Abrechnung von Ersatz- und Zuschussleistungen;
f) Selbständiges Erledigen von einfacher Korrespondenz;
g) Mitwirkung bei der Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen.

Nr. 3
Zu den verantwortungsvollen Sekretariatsaufgaben gehören insbesondere:

a) Organisation des Büroablaufs für mindestens eine weitere Mitarbeitende bzw. einen weiteren Mitarbeitenden;
b) Selbständige Erledigung von schwierigerer Korrespondenz;
c) Selbständige Erarbeitung von Schriftgut, z. B. Vorlagen nach inhaltlichen Vorgaben;
d) Beratung des Vorgesetzten bzw. der Vorgesetzten bei der Gestaltung von Veranstaltungen und Repräsentationsaufgaben;
e) Organisatorische Vorbereitung von Sitzungen von Leitungsorganen;
f) Selbständige Protokollführung z. B. von Dienstbesprechungen;
g) Auswertung und Bearbeitungskontrolle von Protokollen der Sitzungen und Dienstbesprechungen;
h) Mitüberwachung des Kostenbudgets;
i) Selbständiges Führen des Terminkalenders für den Vorgesetzen bzw. die Vorgesetzte einschließ-lich der Überwachung der Termine;
j) Unterstützung des bzw. der Vorgesetzten bei der Wahrnehmung der Informations- und Kontroll-funktion durch Weiterleitung von Informationen einschließlich der Überwachung von Rückmeldun-gen.

Nr. 4
Als große Dienststellen gelten insbesondere Kirchengemeindeämter und Diakonische Werke jeweils ab Kategorie 4 [gem. der Einteilung aus Abschnitt 21], diakonische Einrichtungen mit mindestens 300 Vollzeitkräften.

Nr. 5
Zu den Tätigkeiten einer Assistenz gehören insbesondere:

a) Zusammenstellung von Material für Vorträge und Veröffentlichungen des Dienststellenleiters bzw. Geschäftsführers;
b) Organisation und Nachbearbeitung von Konferenzen und Veranstaltungen aufgrund weniger Vorgaben;
c) Vermittlungsfunktion zwischen dem Vorgesetzten bzw. der Vorgesetzten und seinen bzw. ihren Mitarbeitenden;
d) Aufbereitung und Verwaltung vertraulicher Unterlagen;
e) Herstellung von Kontakten im Innen- und Außenverhältnis, Kommunikationsaufgaben;
f) Mitwirkung bei Projekten;
g) Zeitmanagement für den Vorgesetzten bzw. die Vorgesetzte;
h) Erstellung von zentralen Übersichten und Statistiken zu wichtigen Sachverhalten.

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