Kirchliche Entgeltordnung

Abschnitt 20
Sekretärinnen und Sekretäre im Pfarramt, Dekanat oder Schuldekanat

Entgeltgruppe 4

Entgeltgruppe 6

Entgeltgruppe 7

Entgeltgruppe 8

Protokollerklärungen:

Nr. 1
Zu den Aufgaben einer Sekretärin bzw. eines Sekretärs im Pfarramt gehören neben den anfallenden Schreibarbeiten insbesondere:

a) Empfangen von Besuchenden;
b) Auskünfte formaler Art;
c) Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Informationen;
d) Bearbeitung von beauftragtem Schriftverkehr (Briefe, E-Mails);
e) Arbeits- und Ablauforganisation des Pfarramtes (u. a. Zuarbeit und Unterstüt-zung für Gottesdienste und Veranstaltungen, Weiterleitung von Liedern an Organisten, Koordination der Kirchendiener- und Organistendienste);
f) Erledigung des Telefondienstes, des Postein- und -ausgangs;
g) Führung der Pfarramtsakten und des Archivs;
h) verwaltungsmäßige Bearbeitung der Kirchenein- und -austritte;
i) Bearbeitung der Meldungen an die Datenerfassungs- und -verarbeitungsstelle;
j) Zusammenstellen der Abkündigungen;
k) Führung und Überwachung von Terminkalendern und Raumbelegungsplänen;
i) Betreuung und einfache Wartung von Bürogeräten (Beamer, Kopierer, Fax, Drucker, PC, Anrufbeantworter).

Nr. 2
Zu den schwierigen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben gehören insbesondere:

a) Aufgaben wie in Protokollnotiz Nr. 1 in der Dienstgruppe;
b) Pflege, Bearbeitung und Verwaltung des kirchlichen Meldewesens (DaviP);
c) Arbeit mit Bedürftigen;
d) Mitwirkung bei der Führung der Kirchenbücher;
e) Erstellen von Statistiken;
f) Abrechnung von Kollekten und Sammlungen, Opfern und Spenden;
g) Mitwirkung bei der Pfarramtskassenführung;
h) Vermietung vom Gemeindehaus;
i) Vor- und Nachbereitung von Sitzungen nach Vorgabe (Einladungen, Tages-ordnungen, Protokolle etc.);
j) Pflege der Homepage.

Nr. 3
Erweiterte Verwaltungsaufgaben sind insbesondere:

a) Kassenführung und Buchhaltung;
b) selbständige Führung der Pfarramtskasse;
c) Kindergartenbeiträge einschließlich Zusammenhangsarbeiten;
d) Überwachung der Haushaltsplanansätze;
e) Abrechnungen von Projekten und Veranstaltungen (z. B. Freizeiten, Konzerte, Gemeindefeste etc.);
f) Mitgestaltung des Gemeindebriefes;
g) selbständige Führung der Kirchenbücher;
h) Wahrnehmung von Geschäftsführungsaufgaben für die Kirchengemeinde;
i) Mitwirkung bei Gremienarbeit und beim verwaltungsmäßigen Vollzug von Personalangelegenheiten;
j) Organisation von Festen;
k) Aufgaben für Gemeindegruppen und -kreise.

Die erweiterten Verwaltungsaufgaben erfüllen zugleich das Tätigkeitsmerkmal der schwieri-gen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben nach Protokollerklärung Nr. 2.

Nr. 4
Beispielhaft seien hier aufgezählt: Bürokommunikationskaufleute, Verwaltungsfachangestellte, Kaufleute für Büro, Industrie, Groß- u. Einzelhandel, Reiseverkehr und Hotel; Steno- oder DatentypistInnen. Diese Aufzählung ist nicht abschließend, als einschlägige Berufsausbildung sind diejenigen Berufe anzusehen, die mindestens 25 v. H. Verwaltungs-, Buchhaltungs- oder Büro(organisations)aufgaben enthalten.

Nr. 5
Erweiterte Verwaltungsaufgaben im Bereich Dekanat und/oder Schuldekanat sind insbesondere:

a) Wahrnehmung der Informationspflicht gegenüber den bezirklichen Dienststellen sowie Informationsbeschaffung und deren Auswertung;
b) Organisation einschließlich Vorbereitung der Abrechnung von Gottesdienst- und Kasualvertretungen im Kirchenbezirk sowie Abrechnung von Vertretungen im Religionsunterricht;
c) Bezirksarbeit vor- und nachbereiten;
d) selbständige Führung der Barkasse;
e) Organisation von Tagungen, Freizeiten etc.;
f) Erstellen von Zuschussanträgen und Verwendungsnachweisen;
g) selbständige Protokollführung nicht einfacher Art;
h) Vor- und Nachbereitung von Visitationen;
i) Mitwirkung bei Gremienarbeit und beim verwaltungsmäßigen Vollzug von Personalangelegenheiten;
j) selbständige Führung des Kollektenkontos;
k) Einkauf von Büromaterial;
l) Prüfung und Anweisung der Rechnungen;
m) Erstellung und Pflege der Adressverwaltung mittels PC;
n) Miterstellung und Überwachung des Haushaltsplanes;
o) Teilnahme an Konventen und Bezirkssynoden;
p) Vorbereitung der Wahlen im Kirchenbezirk;
q) Fachliche Beratung von Besucherinnen und Besuchern der Medienstelle.

nach oben