Kirchliche Entgeltordnung

Abschnitt 19
Sekretärinnen und Sekretäre / Assistenz

Entgeltgruppe 4

Entgeltgruppe 6

Entgeltgruppe 7

Entgeltgruppe 8

Entgeltgruppe 9a

Protokollerklärungen:

Dieser Abschnitt ist auf Mitarbeitende in der Tätigkeit von Sekretärinnen und Sekretären anzuwenden. Die Eingruppierung der Sekretärinnen und Sekretäre im Pfarramt oder Dekanat ist in Abschnitt 20 geregelt.

Nr. 1
Zu den Aufgaben einer Sekretärin bzw. eines Sekretärs gehören neben den anfallenden Schreibarbeiten insbesondere:

a) Einfache Postbearbeitung (Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung);
b) Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen und Informationen;
c) Vorbereitung von Dienstreisen;
d) Besucher empfangen, anmelden und weiterleiten;
e) Termine vereinbaren, überwachen, anmahnen;
f) Aktenablage;
g) Karteiarbeiten und einfache Datenpflege am PC;
h) Überwachung und Aktualisierung von Loseblattwerken etc;
i) Bestellung und Anschaffung von Büromaterialien etc. nach Vorgabe;
j) Überwachung von Wiedervorlagen und Rücksprachen
k) Betreuung und einfache Wartung von Bürogeräten (z.B. Drucker, Fax).

Nr. 2
Zu den schwierigen Sekretariatsaufgaben gehören insbesondere:

a) Organisatorische Vorbereitung von Dienstbesprechungen und anderen Sitzungen (mit Ausnahme von Sitzungen der Leitungsorgane) einschließlich der Zusammenstellung von Unterlagen;
b) Führen von Protokollen nach Vorgabe;
c) Erweiterte Postbearbeitung: Termine abstimmen, Unterlagen hinzufügen, notwendige organisatorische Information einholen;
d) Sicherstellung des Informationsflusses;
e) Erstellung von Abrechnungen (z. B. Ersatz- und Zuschussleistungen);
f) Selbständiges Erledigen von einfacher Korrespondenz;
g) Mitwirkung bei der Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen;
h) Homepage nach Vorgabe und Einweisung pflegen;
i) Erstellung und Pflege von Adressdatenbanken.

Nr. 3
Zu den verantwortungsvollen Sekretariatsaufgaben gehören insbesondere:

a) Organisation des Büroablaufs für mindestens eine weitere Mitarbeitende bzw. einen weiteren Mitarbeitenden;
b) Selbständige Erledigung von schwierigerer Korrespondenz;
c) Selbständige Erarbeitung von Schriftgut, z. B. Vorlagen nach inhaltlichen Vorgaben;
d) Beratung des Vorgesetzten bzw. der Vorgesetzten bei der Gestaltung von Veranstaltungen und Repräsentationsaufgaben;
e) Organisatorische Vorbereitung von Sitzungen der Leitungsorgane;
f) Selbständige Protokollführung z. B. von Dienstbesprechungen;
g) Auswertung und Bearbeitungskontrolle von Protokollen der Sitzungen und Dienstbesprechungen;
h) Mitüberwachung des Kostenbudgets;
i) Selbständiges Führen des Terminkalenders für den Vorgesetzen oder der Vorgesetzten einschließlich der Überwachung der Termine;
j) Unterstützung der oder des Vorgesetzten bei der Wahrnehmung der Informations- und Kontrollfunktion durch Weiterleitung von Informationen einschließlich der Überwachung von Rückmeldungen
k) selbständige Pflege der Homepage.

Die verantwortungsvollen Sekretariatsaufgaben erfüllen zugleich das Tätigkeitsmerkmal der schwierigen Sekretariatsaufgaben nach Protokollerklärung Nr. 2.

Nr. 4
Als große Dienststellen gelten insbesondere Kirchenverwaltungen, Verwaltungs- und Serviceämter und Diakonische Werke der jeweils höchsten Kategorie, sowie diakonische Einrichtungen mit insgesamt mindestens 300 Vollzeitkräften.

Nr. 5
Zu den Tätigkeiten einer Assistenz gehören insbesondere:

a) inhaltliche Zusammenstellung von Material für Vorträge und Veröffentlichungen des Dienststellenleiters bzw. Geschäftsführers;
b) Organisation und Nachbearbeitung von Konferenzen und Veranstaltungen aufgrund weniger Vorgaben;
c) Vermittlungsfunktion zwischen dem Vorgesetzten bzw. der Vorgesetzten und seinen bzw. ihren Mitarbeitenden;
d) Aufbereitung und Verwaltung vertraulicher Unterlagen;
e) Herstellung von Kontakten im Innen- und Außenverhältnis, Kommunikationsaufgaben;
f) Mitwirkung bei Projekten;
g) Zeitmanagement für den Vorgesetzten bzw. die Vorgesetzte;
h) Erstellung von zentralen Übersichten und Statistiken zu wichtigen Sachverhalten.

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